PC용 구글 드라이브 마스터(II) - 구글 드라이브 사용법(1)

PC용 구글 드라이브를 사용하려면, 컴퓨터(PC)에서 구글 계정과 Gmail에 가입하여야 하고 크롬 브라우저 환경에서 사용해야 합니다. 활용도를 높여주는 구글 드라이브의 주요 기능을 이해하면 앞으로 각 개인이 사용함에 있어 만족도가 더 높아질 것입니다.

이전 글인 '구글 드라이브 마스터(Ⅰ)-구글 드라이브 설치'를 살펴보았으므로 이번 글에서는 'PC용 구글 드라이브 사용법"(1) 편을 설명하겠습니다.

주요 내용으로  구글 드라이브 기동, 구글 드라이브 웹 화면 기본 구성하기 및 문서함 각각의 주요 기능을 알아보겠습니다.

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■ 구글 드라이브 설치에 관한 글 참조하세요.

PC용 구글 드라이브 마스터(I) - 구글 드라이브 설치

PC용 구글 드라이브 마스터(I) - 구글 드라이브 설치

 

1. 구글 드라이브 기동

▶ 크롬 브라우저 > 구글 앱 버튼 클릭 > 드라이브를 선택합니다.

크롬-구글 앱 선택

 

2. 구글 드라이브 웹 화면 구성하기

구글 드라이브는 다른 사람(팀원, 고객 등)들과 문서를 공유하여 작업하는 것도 중요하지만 본인만의 문서를 효율적으로 관리하는 웹 화면 구성 방법을 소개합니다.  

■ 컴퓨터 기능 구성

가령, 본인의 홈 컴퓨터에 존재하는 '특정 폴더'를 구글 드라이브에 동기화시켜서 어디서든 작업할 수 있는 환경을 구축하려면, 홈 컴퓨터에 가칭 '내 PC to 구글 드라이브'라는 폴더를 만들어 줍니다.

그 외에 '구글 드라이브'와 동기화시킬 폴더가 있으면 환경 설정에서 선택하여 사용하면 됩니다.  본인이 사용하는 또 다른 컴퓨터(예, 회사에서 사용하는 컴퓨터)에서도 동일하게 구성하면 됩니다(아래 사진 파일의 빨간색 박스 부분 참조).

더 이상 USB 메모리를 사용해서 자료를 옮기는 작업, USB를 챙겨야 하는 번거로움은 없을 것 같습니다. USB 메모리 판매 감소가 예상되는데요!!!

그리고 Google Drive의 '내 드라이브'에 로드되어 있는 파일을 컴퓨터로 '백업 및 동기화'를 시켜주므로 자료들을 관리할 수 있습니다. 탐색기를 사용하면 편리합니다. [자세한 내용은 다음 글 ['구글 드라이브 사용하기(2)'] 편에 있습니다. 

예컨대, Windows 7을 사용하는 사람은 '구글 드라이브 to 내 PC'라는 폴더를 만들어 두면 '내 PC'로 백업 및 동기화가 되어 자료 관리가 용이합니다.

 

구글 드라이브 컴퓨터 구성

 

 

▶ 백업 및 동기화할 폴더 선택 및 폴더 변경하기

 ① 백업 및 동기화 아이콘 클릭 > 더보기[ ⠇] 클릭 > 환경설정 클릭

 

백업 및 동기화 환경 설정

 

② 폴더 선택 클릭 > 생성한 폴더 검색 > 변경 버튼 클릭 

'구글 드라이브'에서는 3개의 폴더(데스크톱, 문서, 사진)가 기본으로 생성되어 있으며, 본인이 만든 폴더(예, '내 PC to 구글 드라이브')를 검색하여 변경하면 폴더가 추가되며 그것을 선택하면 됩니다.

'데스크톱' 폴더를 제거하려면 선택 마크를 지우면 됩니다. '데스크톱' 폴더를 동기화시키면 구글 드라이브 용량을 크게 점유할 뿐만 아니라 원하지 않는 파일들이 동기화될 수 있으므로 '특정한 폴더'를 만들어 백업 및 동기화시켜 사용할 것을 권장합니다.

백업 및 동기화 폴더 변경

 

▶ 동기화 솔루션 비교하기

기   능	데스크톱용 Drive	백업 및 동기화
내 드라이브에 있는 파일에 액세스	√	√
공유 드라이브에 있는 파일에 액세스	√	X
요청 시  파일 스트림	√	X
내 드라이브에서 선택한 폴더만 동기화*	√	√
내 드라이브의 개별 파일만 동기화*	√	X
MS Word 및 Photoshop과 같은 기본 애플리케이션 사용	√	√
Microsoft Office의 실시간 협업 기능으로 수정 중인 사용자 확인	√	X
Microsoft Outlook 통합	√	X
문서 또는 데스톱 등의 다른 폴더 동기화	√	√
Google 포토로 사진 및 동영상 업로드	X	√

* 데스크톱용 Drive를 사용하면 선택한 파일이나 폴더를 오프라인에서 사용 가능으로 설정하여 온라인 스트림 대신 컴퓨터와 동기화할 수 있다.

 

 

▶ 백업 및 동기화에서 데스크톱용 Drive로 전환하는 경우 사용자 인터페이스의 주요 차이점

데스크톱용 Drive	백업 및 동기화
다른 로컬 또는 네트워크 드라이브와 마찬가지로 Google Drive에 엑세스합니다. Mac: Google Drive가 Devices 아래 Finder에 표시됩니다. Windows 7: Google Drive가 컴퓨터 및 즐겨찾기 아래에 마운트된 드라이브로 탐색기에 표시됩니다.  Windows 10: Google Drive가 내 PC 및 바로가기에서 마운트된 드라이브로 Explorer에 표시됩니다.	하드 드라이브의 폴더처럼 Google Drive에 엑세스합니다. Mac: Google Drive가 Favorites 아래 Finder에 표시됩니다. Windows: Google Drive가  탐색기의 바로가기에 표시됩니다.
컴퓨터에서 Google Drive에 액세스하면 내 Drive와 공유 드라이브가 모두 표시됩니다.	컴퓨터에서 Google Drive에 액세스하면 내 Drive가 표시됩니다. 공유 드라이브는 웹의 Drive에서만 찾을 수 있습니다.
문서, 데스크톱 또는 다른 폴더에서 콘텐츠를 동기화 하려면 명시적으로 내 드라이브로이동해야 합니다.	내 드라이브 외에도 컴퓨터의 다른 폴더(문서 또는 데스크톱 등)를 선택하여 자동으로 백업하고 동기화할 수 있습니다. 이 폴더는 웹의 Drive에 있는 컴퓨터 섹션에 표시됩니다.

 

■ '공유 문서함' 기능 활용하기

Google 드라이브의 편리한 기능 중에는 '공유 문서함'이라는 기능이 있습니다. 이 기능을 이용하면, 공유하고 싶은 폴더, 문서를 공유하고 싶은 사람들과 필요할 때 공유할 수 있습니다.

이번에는 '내 드라이브'에 있는 폴더를 공유하는 방법에 대해서 알아보겠습니다. 

▶ '내 드라이브'에 공유할 폴더를 생성

 ① 내 드라이브에 '커서'를 놓은 후 마우스 오른쪽 클릭 > 새 폴더 클릭 > 폴더명 입력 > 만들기 클릭 

내 드라이브-폴더 만들기

 

② 공유할 폴더에 커서를 놓은 후 마우스 오른쪽 클릭 > 공유 클릭  > 공유할 사람의 email 주소 입력 > 보내기 클릭 

폴더 공유

 

▶ 공유할 사람의 email 주소를 입력하고 보내기를 클릭하면 공유할 사람의 공유 문서함에 아래 사진 파일과 같이 나타납니다.

공유 받은 사람의 공유 문서함

 

▶ '공유 문서함'의 기능

1) 드라이브에서 나와 공유된 파일 찾기

구글 드라이브에서 다른 사용자가 나와 공유한 파일을 찾을 수 있습니다. 드라이브에서 파일을 삭제할 수도 있습니다.

2) 공유 문서함에서 볼 수 있는 항목

• 나와 공유된 파일
• 나와 공유된 폴더
• 링크로 공유되었으며 열어 본 파일  
  

  나와 공유된 파일 중 최근 파일부터 다음이 표시됩니다.

• 파일이 나와 공유된 날짜
• 파일 소유자
• 문서 유형   

 

■ '최근 문서함' 활용하기

최근에 작성한 파일들을 동기화하여 분류합니다.

■ '중요 문서함' 활용하기

본인이 작성 혹은 공유받은 문서가 중요한 파일이면 문서 왼쪽 상단에 있는 「별표 서식」을 선택하면 '중요 문서함'으로 분류됩니다.

중요 문서함 분류

 

다음 글에서는 새로 만들기 기능, 즉 파일/폴더 업로드, Google 문서, Google 스프레드시트, Google 프레젠테이션 등의 사용법을 살펴보겠습니다.